Modulübersicht, alles im Blick

Mit DOCma® und DOCqm verwalten Sie alle relevanten Prozesse und Dokumente zentral und effizient.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Prozessdokumentation mit DOCma®: Alle laufenden Abläufe in Praxis oder Labor, wie Hygieneprozesse oder Produktverwaltung, können valide dokumentiert werden.
• Dokumentenmanagement mit DOCqm: Arbeits- und Verfahrensanweisungen sind jederzeit strukturiert und aktuell verfügbar.

So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Dokumente sicher, transparent und effizient.

Was ist DOCma®?

DOCma® ist Ihre zentrale Lösung zur Dokumentation aller relevanten Prozesse in Praxis oder Labor – einfach, sicher und effizient.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Lückenlose Prozessdokumentation: Alle laufenden Abläufe wie Hygieneprozesse oder Produktverwaltung werden zuverlässig erfasst.
• Maximale Transparenz: Jeder Schritt ist nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
• Effiziente Organisation: Alle Daten sind zentral verfügbar für schnelle Zugriffe und sichere Abläufe.

So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Praxis- und Labor Prozesse.

Risiko und Fehlermanagement

Praxen sind laut dem Gemeinsamen Bundesausschuss verpflichtet, ein Risiko- und Fehlermanagement sicherzustellen. Mit DOCma® setzen Sie diese Vorgaben einfach und effizient um.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Abbildung im System: Alle relevanten Prozesse für Risiko- und Fehlermanagement können direkt in DOCma® dokumentiert werden.
• Revisionssichere Nachverfolgung: Fehler und Risiken werden lückenlos erfasst und nachvollziehbar dokumentiert.
• Compliance leicht gemacht: Erfüllen Sie Anforderungen ohne großen zusätzlichen Aufwand.

So sorgen Sie für maximale Sicherheit, Transparenz und Qualität in Ihrer Praxis.

Einweisungsmanagement, digital, einfach und sicher

Alle internen und externen Einweisungen lassen sich vollständig digital abbilden  für maximale Effizienz und Nachvollziehbarkeit.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Komplette digitale Abbildung: Geräteeinweisungen, Hygieneplan-Schulungen oder Produktschulungen werden zentral dokumentiert.
• Einfache Freigabe: Beteiligte Personen bestätigen ihre Einweisung bequem digital per Benutzername und Passwort.
• Revisionssichere Nachverfolgung: Alle Einweisungen sind jederzeit nachvollziehbar und gesetzeskonform dokumentiert.

So sparen Sie Zeit, reduzieren Papieraufwand und sorgen für eine lückenlose Dokumentation.

Gerätemanagement vollständig digital, leicht umsetzbar

Gerätemanagement vollständig digital, leicht umsetzbar
Praxen und Labore sind verpflichtet, ein umfassendes Gerätemanagement sicherzustellen. Mit DOCma® erledigen Sie alle Schritte einfach und effizient.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Komplette Prozessabdeckung: Von Einweisungen über Wartungen und Validierungen bis hin zu täglichen.
• Routinekontrollen, alles in einem System.
• Digitale Dokumentation: Alle Maßnahmen werden revisionssicher erfasst und sind jederzeit nachvollziehbar.
• Compliance leicht gemacht: Erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.

So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Geräte und sorgen für maximale Sicherheit und Transparenz.

Aufgabenmanagement, einfach und übersichtlich

Behalten Sie alle Aufgaben in Ihrer Praxis oder Ihrem Labor jederzeit im Blick, strukturiert, digital und effizient.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Zentrale Verwaltung: Alle Aufgaben werden an einem Ort übersichtlich dargestellt.
• Einfache Organisation: Erstellen, bearbeiten und priorisieren Sie Aufgaben mit wenigen Klicks.
• Transparenz für das Team: Jeder sieht, was erledigt ist und was noch ansteht, für reibungslose Abläufe.

So steigern Sie die Effizienz und vermeiden Chaos im Praxisalltag.

Herstellermanagement

Verwalten Sie Hersteller effizient und verknüpfen Sie alle relevanten Produkte und Geräte automatisch – für maximale Transparenz und Ordnung.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Flexible Erfassung: Hersteller können manuell oder halbautomatisiert beim Anlegen von Artikel-Barcodes hinzugefügt werden.
• Automatische Verknüpfung: Alle Produkte, Geräte, Instrumente, Siebe und Container werden direkt mit der Herstellerkartei verbunden.
• Komplette Herstellerkarteikarte: Alle Informationen sind übersichtlich verfügbar und können als PDF exportiert oder ausgedruckt werden.

So behalten Sie jederzeit den Überblick über Hersteller und deren Produkte einfach, digital und effizient.

Lieferantenmanagement

Verwalten Sie Ihre Lieferanten zentral und behalten Sie alle relevanten Informationen jederzeit im Blick.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Freie Anlage von Lieferanten: Erfassen Sie neue Lieferanten schnell und unkompliziert.
• Komplettes Lieferantendatenblatt: Alle wichtigen Daten wie Produkte, Kontakte, Ansprechpartner und Geräte sind übersichtlich verfügbar.
• Datenexport: Exportieren Sie Lieferantendaten einfach für Ihre Dokumentation oder Auswertungen.
• QM-Einhaltung: Erfüllen Sie Qualitätsmanagement-Vorgaben durch die Vergabe von Lieferantenstatus.
• Automatische Verknüpfung: Produkte, Geräte, Instrumente, Siebe und Container werden automatisch dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet.
• Direkter Zugriff: Greifen Sie jederzeit auf alle relevanten Daten aus der Lieferantenverwaltung zu.

So sorgen Sie für maximale Transparenz, effiziente Abläufe und eine lückenlose Dokumentation Ihrer Lieferantenbeziehungen.

Mitarbeitermanagement

Verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten zentral und sorgen Sie für klare Zuständigkeiten und Compliance.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Umfangreiche Rechteverwaltung: Definieren Sie individuelle Zugriffsrechte für maximale Sicherheit.
• Flexible Zuordnungen: Ordnen Sie Mitarbeiter Aufgaben- und Tätigkeitsgruppen, Einweisungen, Geräte und Fehlern zu. Alles digital und übersichtlich.
• Arbeitsmedizinische Untersuchungen: Behalten Sie alle relevanten Untersuchungen im Blick und dokumentieren Sie diese.

So schaffen Sie Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine effiziente Organisation im Praxisalltag.

Was ist DOCqm?

DOCqm ist Ihre Lösung für eine revisionssichere Verwaltung von Word-Dokumenten in Windows-Praxisnetzwerken – einfach, zuverlässig und transparent.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Revisionssichere Dokumentation: Alle Word-Dokumente werden sicher und nachvollziehbar archiviert.
• Sekundengenaue Archivansichten: Sehen Sie den exakten Stand Ihres Handbuchs zu einem definierten Datum und Uhrzeit für maximale Transparenz.
• Flexible Ausgabe: Drucken Sie die Ansicht aus oder exportieren Sie die komplette Struktur als PDF.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente und erfüllen höchste Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Import

Mit DOCqm gelingt der Umstieg mühelos: Übernehmen Sie vorhandene Unterlagen schnell und strukturiert.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Dokumenten-Import: Bestehende Dateien lassen sich unkompliziert in DOCqm integrieren.
• Erhalt der Ordnerstruktur: Die Windows-Ordnerstruktur wird übernommen, sodass sich Ihre Mitarbeiter sofort zurechtfinden.
• Schneller Einstieg: Keine aufwendige Neuorganisation, alles bleibt vertraut und übersichtlich.

So sparen Sie Zeit, vermeiden Chaos und starten reibungslos mit DOCqm.

Inhaltsverzeichnis

Mit DOCqm wird die Navigation durch Ihre Dokumente so einfach wie nie zuvor.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Automatische Erstellung: DOCqm generiert anhand Ihrer hinterlegten Unterlagen automatisch ein vollständiges Inhaltsverzeichnis.
• Schnelle Orientierung: Finden Sie sofort die gewünschten Inhalte, ohne langes Suchen.
• Strukturierte Übersicht: Alle Dokumente sind klar gegliedert und jederzeit zugänglich.

So sparen Sie Zeit und behalten die volle Kontrolle über Ihre Dokumentation.

Werkeditor

Mit dem Werkeditor behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente – sicher, effizient und transparent.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Bearbeitung durch berechtigte Personen: Nur autorisierte Nutzer können Dokumente ändern, dass sorgt für maximale Sicherheit.
• Microsoft Word-Integration: Die Bearbeitung erfolgt direkt in Word, vertraut und unkompliziert. (Microsoft Word ist nicht Bestandteil der Software)
• Digitale Freigabe: Dokumente können nach der Bearbeitung einfach digital freigegeben werden.
• Digitale Lesebestätigung: Holen Sie die Bestätigung der Mitarbeiter schnell und revisionssicher ein.

So sorgen Sie für klare Prozesse, sichere Dokumentation und eine effiziente Zusammenarbeit.

Werksansicht

In der Werksansicht haben Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle erstellten QM-Unterlagen – sicher und strukturiert.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Nur Ansicht, keine Bearbeitung: Dokumente können eingesehen, aber nicht verändert werden, dass sorgt für maximale Sicherheit.
• Umfangreiche Suchfunktionen: Dank einfacher Suche, phonetischer Suche und Volltextsuche finden Sie jedes Dokument schnell und zuverlässig.
• Flexible Ausgabe: Einzelne Dokumente, ganze Bereiche oder die komplette Struktur können ausgedruckt oder als PDF extern gespeichert werden.

So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind, effizient und benutzerfreundlich.

Revisionsnummern

Mit der automatischen Nummerierung stellen Sie sicher, dass jede Änderung an Ihren Dokumenten langfristig dokumentiert und transparent bleibt.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Lückenlose Nachverfolgbarkeit: Jede Änderung erhält eine eindeutige Revisionsnummer.
• Maximale Transparenz: Historie aller Anpassungen ist jederzeit einsehbar.
• Revisionssichere Dokumentation: Erfüllen Sie QM-Anforderungen ohne großen zusätzlichen Aufwand.

So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente,  sicher, strukturiert und nachvollziehbar.

Kopf/Fußzeile

Mit DOCqm gestalten Sie Ihre Dokumente professionell und einheitlich, ganz ohne manuellen Aufwand.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Automatische Erstellung: Kopf- und Fußzeilen werden für alle Dokumente automatisch generiert.
• Individuelle Anpassung: Ergänzen Sie die Kopfzeilen mit Zusatztexten oder Ihrem Praxis-/Laborlogo für ein einheitliches Erscheinungsbild.
• Professionelle Darstellung: Sorgen Sie für klare Strukturen und ein hochwertiges Layout Ihrer QM-Dokumente.

So präsentieren Sie Ihre Unterlagen übersichtlich, konform und optisch ansprechend.

Freigabe

Mit DOCqm wird die Dokumentenfreigabe für die Praxisleitung zum Kinderspiel,  schnell, digital und nachvollziehbar.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Vereinfachte Freigabeprozesse: Praxisleitung kann Dokumente bequem digital freigeben.
• Rechtebasierte Anfragen: Mitarbeiter mit definierten Rechten senden Freigabeanfragen direkt über das interne Mail-System.
• Revisionssichere Dokumentation: Jede Freigabe wird transparent und nachvollziehbar festgehalten.

So sorgen Sie für klare Abläufe, weniger Papier und maximale Effizienz.

Leselisten

Mit DOCqm behalten Sie den Überblick über alle Dokumente, die Ihre Mitarbeiter gelesen haben, digital und nachvollziehbar.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Einfache Erstellung: Erstellen Sie Leselisten für Ihre Praxismitarbeiter mit wenigen Klicks.
• Digitale Bestätigung: Mitarbeiter bestätigen das Lesen der Dokumente direkt im System, schnell und sicher.
• Rechtssicherheit für die Praxisleitung: Alle Lesebestätigungen werden dokumentiert und sind jederzeit abrufbar.

So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen gelesen und bestätigt sind.

Wiederkehrende Lesebestätigung

Mit DOCqm fordern Sie Lesebestätigungen automatisch in festgelegten Intervallen erneut an,  ideal für Dokumente, die regelmäßig überprüft oder neu bestätigt werden müssen.  
Ihre Vorteile im Überblick:

• Automatische Erinnerung: Definieren Sie einmal das gewünschte Intervall, DOCqm erinnert Ihre Mitarbeitenden danach vollautomatisch an die erneute Bestätigung.
• Immer auf dem aktuellen Stand: Ganz gleich, ob es um Hygienepläne, Arbeitsanweisungen oder Sicherheitsrichtlinien geht: Sie stellen sicher, dass diese regelmäßig gelesen und aktiv bestätigt werden.
• Entlastung für die Praxisleitung: Kein manuelles Nachfassen mehr. DOCqm dokumentiert jede erneute Bestätigung lückenlos und sorgt für maximale Transparenz und Rechtssicherheit.

Favoriten

Mit DOCqm haben Sie wichtige Dokumente jederzeit zur Hand. Unterlagen, die im Praxisalltag besonders häufig benötigt werden, können Ihre Mitarbeitenden ganz einfach in ihren persönlichen Favoriten speichern, schnell, individuell und übersichtlich.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Persönliche Favoriten:
  Jeder Mitarbeiter kann sich seine meistgenutzten Dokumente selbst zusammenstellen, für schnellen Zugriff ohne langes Suchen.
• Globale Favoriten
  Praxisweit relevante Dokumente wie Notfallmaßnahmen, Hygienepläne oder Telefonlisten können als globale Favoriten markiert werden. So sind sie für das gesamte Team sofort sichtbar und im Ernstfall blitzschnell auffindbar.
• Mehr Effizienz im Alltag:
  Weniger Suchen, mehr Zeit für das Wesentliche. Durch Favoritenstrukturen behalten alle Mitarbeitenden den Überblick und erreichen benötigte Inhalte in Sekunden.

Berechtigungen

Mit DOCqm steuern Sie präzise, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Dokumentenrechte lassen sich flexibel und individuell auf Ordner oder Dokumentenebene anpassen, für maximale Kontrolle und Datensicherheit.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Feingranulare Rechtevergabe:
  Legen Sie exakt fest, wer lesen oder schreiben darf. So erhalten Mitarbeitende nur Zugriff auf die Informationen, die für ihre Arbeit wirklich relevant sind.
• Sicherheit durch klare Rollen:
  Verhindern Sie ungewollte Änderungen oder Zugriffe. Durch klare Berechtigungsstrukturen bleibt Ihre Dokumentation geordnet, geschützt und revisionssicher.
• Flexible Anpassung:
  Ob neue Mitarbeitende, veränderte Zuständigkeiten oder neue Abläufe, Berechtigungen lassen sich jederzeit mit wenigen Klicks anpassen.

So stellen Sie sicher, dass jede Information dort bleibt, wo sie hingehört, transparent, geschützt und optimal organisiert.

Berichte

Mit DOCqm behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihr gesamtes QM-System. Dank der klar strukturierten Auswertungen in der Werksübersicht und Leseübersicht erkennen Sie sofort, wo Ihr Team steht und wo Handlungsbedarf besteht.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Transparente Werksübersicht:
  Alle Dokumente, Prozesse und Verantwortlichkeiten auf einen Blick,   übersichtlich, verständlich und jederzeit aktuell.
• Klare Leseübersichten:
  Sehen Sie genau, welche Mitarbeitenden welche Dokumente bereits gelesen und bestätigt haben. So behalten Sie vollständige Nachvollziehbarkeit und absolute Sicherheit.
• Fundierte Entscheidungen:
  Durch präzise Auswertungen identifizieren Sie Optimierungspotenziale schneller und treffen Entscheidungen auf solider, datenbasierter Grundlage.

DOCma Verknüpfung

Mit DOCqm vernetzen Sie Ihr gesamtes Qualitätsmanagement noch effizienter. Dokumente können direkt mit Sprungmarken zu DOCma verknüpft werden, sodass relevante Inhalte nahtlos miteinander verbunden sind.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Direkte Sprungmarken:
  Weisen Sie Dokumenten in DOCqm gezielt Sprungmarken nach DOCma zu , für sofortigen Zugriff auf weiterführende Inhalte.
• Schnellere Orientierung:
  Dank der direkten Verknüpfung finden Mitarbeitende die benötigten Informationen ohne Umwege und ohne langes Suchen.
• Optimierter Workflow:
  Durch die intelligente Verbindung zwischen DOCqm und DOCma stehen wichtige Dokumente immer genau dann bereit, wenn sie gebraucht werden,  strukturiert, logisch und effizient.

So verbinden Sie beide Systeme zu einem durchgängigen digitalen QM‑Erlebnis, für maximale Übersicht, schnelle Navigation und mehr Sicherheit im Arbeitsalltag.

Archiv

Mit dem DOCqm‑Archiv bleiben Ihre Dokumente jederzeit sicher, nachvollziehbar und unverändert abrufbar. Sie können zu jedem Zeitpunkt den exakten Inhalt eines Dokuments einsehen,  völlig geschützt vor nachträglichen Änderungen.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Maximale Sicherheit:
  Alle archivierten Dokumente sind schreibgeschützt. So bleibt jede Version unverändert, revisionssicher und rechtlich belastbar.
• Vollständige Rückverfolgbarkeit:
  Sie können den exakten Stand Ihres gesamten Handbuchs zu einem beliebigen Datum und einer bestimmten Uhrzeit wiederherstellen. Ideal für Prüfungen, Kontrollen oder interne Nachweise.
• Einfacher Export:
  Ob für Audits, Behörden oder interne Dokumentation. Die archivierte Ansicht kann ausgedruckt oder vollständig als PDF‑Struktur exportiert werden,  schnell, sauber und vollständig.

Mit dem DOCqm‑Archiv behalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre Dokument Historie, sondern schaffen absolute Sicherheit und Transparenz für Ihr gesamtes QM‑System.